Documentos, notas e equipamento
Guarde contratos e documentos, escreva notas privadas e registe o equipamento atribuído a cada colaborador.
Estas funções estão no separador Anexos do colaborador, visível apenas para proprietários e gestores.
Documentos
Precisa da permissão Pode gerir documentos dos colaboradores.
- No cartão Documentos, clique em Adicionar e carregue um ficheiro. São aceites PDF, PNG e JPEG até 10 MB.
- Escolha a categoria: Contrato, Identificação, Médico ou Outro.
- Se quiser, escreva uma nota e indique a Data de validade.
Os documentos com a validade a terminar mostram Expira em breve; depois da data, Expirado. Use Arquivados para ver e restaurar documentos arquivados; Pesquisar filtra a lista.
Notas
Precisa da permissão Pode gerir notas dos colaboradores. No cartão Notas, clique em Adicionar para escrever apontamentos internos sobre a pessoa.
Equipamento
Precisa da permissão Pode atribuir e devolver equipamento.
- Primeiro, crie o equipamento em Definições › Equipamento (permissão Pode gerir catálogo de equipamento): Nome, Categoria (Portátil, Telemóvel, Crachá ou Outro), Número de série e Notas.
- No separador Anexos, no cartão Equipamento, clique em Adicionar e escolha o item. O estado muda de Disponível para Atribuído.
- Quando a pessoa devolver o item, registe a devolução no mesmo cartão.
Um equipamento atribuído não pode ser arquivado nem eliminado enquanto não for devolvido.
These features are on the employee’s Attachments tab, visible only to owners and managers.
Documents
You need the Can manage employee documents permission.
- In the Documents card, click Add and upload a file. PDF, PNG and JPEG up to 10 MB are accepted.
- Choose the category: Contract, Identification, Medical or Other.
- If you like, write a note and set the Expiry date.
Documents about to expire show Expires soon; after the date, Expired. Use Archived to see and restore archived documents; Search filters the list.
Notes
You need the Can manage employee notes permission. In the Notes card, click Add to write internal notes about the person.
Equipment
You need the Can assign and return equipment permission.
- First, create the equipment in Settings › Equipment (permission Can manage equipment catalogue): Name, Category (Laptop, Mobile phone, Badge or Other), Serial number and Notes.
- On the Attachments tab, in the Equipment card, click Add and choose the item. The status changes from Available to Assigned.
- When the person returns the item, record the return in the same card.
An assigned item cannot be archived or deleted until it is returned.
Estas funciones están en la pestaña Adjuntos del empleado, visible solo para propietarios y gestores.
Documentos
Necesita el permiso Puede gestionar documentos de los empleados.
- En la tarjeta Documentos, haga clic en Añadir y suba un archivo. Se aceptan PDF, PNG y JPEG de hasta 10 MB.
- Elija la categoría: Contrato, Identificación, Médico u Otro.
- Si lo desea, escriba una nota e indique la Fecha de caducidad.
Los documentos a punto de caducar muestran Caduca pronto; pasada la fecha, Caducado. Use Archivados para ver y restaurar documentos archivados; Buscar filtra la lista.
Notas
Necesita el permiso Puede gestionar notas de los empleados. En la tarjeta Notas, haga clic en Añadir para escribir apuntes internos sobre la persona.
Equipos
Necesita el permiso Puede asignar y devolver equipos.
- Primero, cree el equipo en Ajustes › Equipos (permiso Puede gestionar el catálogo de equipos): Nombre, Categoría (Portátil, Móvil, Credencial u Otro), Número de serie y Notas.
- En la pestaña Adjuntos, en la tarjeta Equipos, haga clic en Añadir y elija el elemento. El estado cambia de Disponible a Asignado.
- Cuando la persona devuelva el elemento, registre la devolución en la misma tarjeta.
Un equipo asignado no se puede archivar ni eliminar mientras no se devuelva.