Teletrabalho, escritório ou ausência: porque deve registar cada dia

É segunda-feira e precisa de saber quem trabalhou onde na semana passada. A Ana esteve em casa na terça, o Rui disse que ia ao médico na quarta de manhã, e alguém trabalhou no cliente na quinta. A informação está espalhada por mensagens, emails e pela memória de cada um. No fim do mês, é com base nisto que se calcula o subsídio de refeição, se descontam faltas e se paga o trabalho a mais. Conhecemos bem esta confusão, e quase sempre acaba em erros pequenos que se acumulam.

Em resumo: o empregador tem de registar o início, o fim e as pausas do trabalho de todos os colaboradores, incluindo quem está em teletrabalho ou isento de horário (Artigo 202.º do Código do Trabalho). Identificar cada dia como escritório, teletrabalho, férias, baixa ou falta é o que permite cumprir esse registo, pagar corretamente as despesas e o subsídio de refeição e responder a uma inspeção da ACT sem improvisos.

O que diz a lei sobre registar o tipo de dia?

A lei não tem um artigo que diga “marque cada dia com uma etiqueta”. Mas várias obrigações só se cumprem se souber como foi cada dia:

Obrigação	Onde está na lei	Porque precisa de saber o tipo de dia
Registar início, fim e pausas, incluindo isentos de horário	Art. 202.º, n.º 1 e 2	O registo aplica-se em casa e no escritório
Registo do trabalho feito fora da empresa, visado em 15 dias	Art. 202.º, n.º 3	Trabalho em clientes ou deslocações tem de chegar à empresa
Acordo escrito de teletrabalho	Art. 166.º	O registo mostra se se cumpre o que foi acordado
Compensar as despesas adicionais do teletrabalho	Art. 168.º	Só sabe quanto compensar se souber os dias em casa
Conservar os registos durante cinco anos	Art. 202.º, n.º 4	Inclui os dias remotos
Respeitar a privacidade no controlo à distância	Art. 20.º e 170.º	O registo de horas substitui formas intrusivas de controlo

Há ainda o dever de o empregador se abster de contactar o trabalhador fora do horário (Art. 199.º-A). Saber quando cada pessoa começou e acabou ajuda a respeitá-lo.

Porque é que isto importa no dia a dia?

Subsídio de refeição

Muitas empresas pagam o subsídio de refeição por dia de trabalho efetivo. Se um dia de teletrabalho for confundido com uma falta, o colaborador perde um valor a que tinha direito. Se uma falta for registada como presença, a empresa paga o que não devia. Veja também o subsídio de refeição em teletrabalho.

Faltas, férias e baixas

Uma falta injustificada tem efeitos diferentes de uma falta justificada, e ambas são diferentes de férias ou baixa médica. Os efeitos vão da retribuição à antiguidade. Quando o dia não fica marcado no momento, a classificação é feita semanas depois, de memória, e é aí que surgem as discussões. Sobre justificações, leia como justificar uma falta.

Acidentes de trabalho

Se alguém se magoa num dia de teletrabalho, saber se estava a trabalhar, a que horas e onde é determinante para a seguradora e para a própria empresa.

Inspeção ou litígio

Numa visita da ACT, os registos têm de estar disponíveis de imediato. Num processo em tribunal ou no fim de um contrato, os créditos laborais podem ser reclamados até um ano depois da cessação (Art. 337.º). Um mapa onde cada dia está identificado é a melhor prova de que a empresa cumpriu.

Que tipos de dia deve distinguir?

Recomendamos, no mínimo, estas categorias:

1. Presencial: trabalho nas instalações da empresa.
2. Teletrabalho ou remoto: trabalho a partir de casa ou de outro local acordado.
3. Trabalho externo: em clientes, obras ou deslocações.
4. Férias.
5. Baixa médica.
6. Falta justificada, com o motivo.
7. Falta injustificada.
8. Folga ou feriado.

Se a sua empresa tem regimes próprios, como banco de horas ou dias de formação, acrescente-os.

Como organizar o registo passo a passo

1. Escreva as regras. Quem pode fazer teletrabalho, em que dias e como se pede. O teletrabalho exige acordo escrito.
2. Defina onde cada pessoa pode picar. No escritório, em casa, ou em ambos.
3. Peça que as ausências sejam pedidas ou justificadas no próprio sistema, e não por mensagem.
4. Reveja a semana todas as sextas-feiras, enquanto a informação está fresca.
5. Feche o mês antes de enviar os dados ao contabilista, para que nada mude depois.

Um exemplo: uma empresa de 15 pessoas com regime híbrido de dois dias em casa. Num mês com 21 dias úteis, são cerca de 120 dias de teletrabalho e 190 presenciais a classificar, além de férias e faltas. Feito à mão, é meio dia de trabalho por mês, e um erro de três ou quatro dias no subsídio de refeição já gera queixas. Com o tipo de dia gravado no momento da picagem, a classificação já está feita.

Como a Picco identifica cada dia sem trabalho extra

• Cada picagem sabe de onde vem. Terminal, kiosk ou app. Com geolocalização, pode limitar a picagem a locais definidos (morada e raio) ou permitir picar fora, e essa picagem fica identificada como remota.
• Pode combinar métodos. O mesmo colaborador pica no terminal quando está no escritório e na app quando está em casa.
• Férias, folgas e ausências ficam no calendário de toda a equipa. O mapa de férias pode ser exportado.
• O colaborador pede férias e justifica faltas na app, e o gestor aprova na plataforma.
• Feriados nacionais, regionais e personalizados já estão tratados.
• Correções ficam com histórico, e os meses fechados ficam bloqueados. Só um gestor os pode desbloquear e voltar a bloquear, de forma sequencial.
• Exportação para o contabilista e para a ACT, com os dias identificados, e registos guardados durante cinco anos.

O registo de horas é também uma forma de controlo respeitadora da privacidade: em vez de câmaras ou de software que vigia o ecrã, regista apenas quando a pessoa começou e acabou. Sobre equipas híbridas, leia picagem de ponto em teletrabalho e regime híbrido e como controlar quem está em casa e no escritório.

Quer ver o seu mês organizado assim? Peça a experimentação gratuita de 30 dias.

Perguntas frequentes

Quem está em teletrabalho também tem de picar o ponto?

Sim. O Artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a registar o início, o fim e as pausas do trabalho de todos os colaboradores, incluindo os isentos de horário. Trabalhar em casa não dispensa o registo. A picagem pode ser feita pela app ou pelo computador, e fica identificada como remota.

A empresa pode usar geolocalização para saber se o colaborador está em casa?

A geolocalização pode servir para validar o local da picagem, desde que os colaboradores sejam informados e a finalidade seja o registo de tempos. O Código do Trabalho proíbe meios de vigilância à distância para controlar o desempenho (Art. 20.º) e exige respeito pela privacidade em teletrabalho (Art. 170.º). Seguir a pessoa durante o dia é outra coisa e não deve ser feito.

Tenho de pagar subsídio de refeição nos dias de teletrabalho?

Depende do contrato, da regulamentação coletiva e da prática da empresa. O que é certo é que precisa de saber quais foram os dias de teletrabalho para aplicar a regra corretamente. Veja o nosso artigo sobre o subsídio de refeição em teletrabalho e confirme o seu caso com o contabilista.

Como devo registar uma baixa médica?

Como ausência do tipo baixa, com as datas do certificado de incapacidade. Assim o dia não aparece como falta nem como presença, e o processamento salarial fica correto. Na Picco, a ausência fica no calendário e pode juntar o documento ao perfil do colaborador.

Durante quanto tempo tenho de guardar estes registos?

Cinco anos, segundo o Artigo 202.º, n.º 4, do Código do Trabalho. Isto inclui os dias remotos, as ausências e as correções feitas. Na Picco, os registos ficam guardados durante esse período e podem ser exportados a qualquer momento.

O que acontece se a ACT encontrar dias sem registo?

A falta de registo dos tempos de trabalho é contraordenação grave. Para uma microempresa, a coima por negligência começa nos 612 €, e sobe com a dimensão da empresa e quando há dolo. Veja a tabela de coimas da ACT.

Fontes: Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009, com as alterações da Lei n.º 83/2021), Artigos 20.º, 166.º, 168.º, 170.º, 199.º-A, 202.º e 337.º; Autoridade para as Condições do Trabalho (act.gov.pt). Atualizado a 10 de novembro de 2026. Artigo informativo, não substitui aconselhamento jurídico.