Como controlar quem está em teletrabalho e quem está no escritório?

Segunda-feira, nove e meia. Metade da equipa está no escritório, dois colegas trabalham de casa, um está num cliente e outro avisou por mensagem que hoje “fica em casa por causa da obra no prédio”. Quando o seu cliente liga a perguntar por alguém, não sabe ao certo onde a pessoa está. Num regime híbrido, isto acontece a qualquer gestor, mesmo com uma equipa responsável.

Em resumo: quem trabalha em teletrabalho tem de ter o horário registado como quem está no escritório, com entrada, saída e pausas (Artigo 202.º do Código do Trabalho). Para saber quem está onde, defina por escrito os dias de teletrabalho de cada pessoa e use um sistema que permita picar no escritório e em casa, identificando cada picagem como presencial ou remota, sem vigiar o colaborador.

Porque é que o regime híbrido complica o controlo de horas?

No escritório, o gestor vê quem chega. Em casa, não vê. Daí surgem as dúvidas que ouvimos com frequência:

• Hoje a pessoa está em teletrabalho ou de folga?
• Picou de casa num dia em que devia estar no escritório?
• Quantos dias de teletrabalho fez este mês, para efeitos de despesas ou de subsídio de refeição?
• Como sei a que horas começou, sem lhe pedir uma mensagem todas as manhãs?

Sem regras e sem registo, a resposta fica dependente de mensagens soltas, e é aí que começam os mal-entendidos.

O que diz a lei sobre teletrabalho e registo de horas?

O teletrabalho foi revisto pela Lei n.º 83/2021. Os pontos que um gestor precisa de conhecer:

1. Acordo escrito. O teletrabalho exige acordo escrito, onde se define, entre outros aspetos, o regime (total ou parcial) e o local habitual (Art. 166.º).
2. Despesas adicionais. O empregador tem de compensar as despesas adicionais que o trabalhador tenha por trabalhar em casa, como energia e internet (Art. 168.º). Para as calcular, precisa de saber os dias de teletrabalho.
3. Registo de horas igual. O registo dos tempos de trabalho aplica-se a todos, incluindo quem está em casa e quem é isento de horário (Art. 202.º).
4. Privacidade. O controlo à distância tem de respeitar a privacidade do trabalhador: o empregador não pode, por exemplo, impor a ligação permanente por imagem ou som durante a jornada (Art. 169.º-A, n.º 5), e tem de respeitar a privacidade do trabalhador (Art. 170.º). Os meios de vigilância à distância não podem ser usados para controlar o desempenho (Art. 20.º).
5. Direito a desligar. O empregador deve abster-se de contactar o trabalhador fora do horário, salvo situações de força maior (Art. 199.º-A).

Daqui sai uma regra prática: deve saber quando e onde a pessoa trabalhou, sem a vigiar enquanto trabalha. Uma picagem de entrada e saída, com indicação do local, cumpre o primeiro objetivo e respeita o segundo. Para mais detalhes, veja porque deve identificar cada tipo de dia e o nosso guia de picagem no regime híbrido.

Limitar ao escritório ou permitir picar em casa?

Há duas formas de configurar a picagem pelo telemóvel, e a escolha depende da sua política:

Situação	Configuração recomendada	Resultado
Equipa sempre presencial	Picagem limitada ao local do escritório (morada e raio)	Só é aceite quem está no escritório
Regime híbrido com dias fixos	Picagem permitida fora do local, identificada como remota	Vê quem picou de casa e confirma com o acordo
Comerciais e técnicos externos	Picagem permitida fora do local	Regista o início e o fim do dia onde estiverem
Escritório com entrada fixa	Terminal na entrada e app para dias remotos	Presencial no terminal, remoto na app

Muitas empresas combinam métodos: o terminal na entrada do escritório para os dias presenciais e a app nos dias de teletrabalho. Assim, a própria forma de picar já indica onde a pessoa estava.

Como organizar o regime híbrido, passo a passo

1. Escreva a política. Quem pode fazer teletrabalho, quantos dias, quais são fixos e como se pede uma troca.
2. Assine os acordos. Cada colaborador em teletrabalho deve ter o acordo escrito, como pede o Art. 166.º.
3. Configure os locais de picagem. Registe a morada do escritório e um raio entre 25 e 500 metros (por exemplo, 100 metros).
4. Decida se a picagem fora do local é permitida. Se for, a picagem fica marcada como remota.
5. Defina a regra de contacto. Horário de disponibilidade e respeito pelo direito a desligar.
6. Reveja no fim do mês. Confirme os dias remotos de cada pessoa antes de calcular despesas e subsídio de refeição.

Um exemplo prático

Uma empresa de serviços com 18 pessoas tem regime híbrido: escritório de segunda a quarta, casa às quintas e sextas. A geolocalização na app está limitada ao escritório nos dias presenciais. Nos dias remotos, a picagem é aceite fora do local e aparece identificada como remota. No fim do mês, o RH vê que um colaborador fez seis dias remotos em vez de oito, porque veio ao escritório em duas sextas. A compensação de despesas é calculada com base nos dias reais, e não numa estimativa.

E a privacidade da geolocalização?

A geolocalização na Picco serve para validar o local da picagem, no momento em que o colaborador pica. Não acompanha a pessoa durante o dia. Mesmo assim, recomendamos que:

• informe por escrito os colaboradores de que a localização é usada para validar a picagem;
• explique para que serve e quem tem acesso;
• use a menor restrição necessária, por exemplo permitindo picar fora do local nos dias acordados de teletrabalho.

Se tiver dúvidas sobre o tratamento de dados, a CNPD é a autoridade de referência.

Como a Picco resolve isto

A Picco permite picar no terminal, no kiosk (tablet ou telemóvel partilhado) e na app do colaborador com geolocalização, e combinar os três na mesma equipa:

• Locais de picagem com morada e raio, para aceitar picagens só dentro deles.
• Picagem remota: se permitir picar fora do local, a picagem fica identificada como remota.
• Uma só vista para ver quem está no escritório, quem está em casa e quem está ausente.
• Férias, folgas e ausências no calendário da equipa, pedidas e aprovadas na app.
• Exportação para o contabilista, com os dias identificados.

A plataforma custa 9,99 € por mês + IVA com 10 colaboradores incluídos e 1 € por mês por colaborador adicional. A app está incluída e o terminal é opcional, a partir de 189 € + IVA. Peça a experimentação gratuita de 30 dias.

Perguntas frequentes

Quem está em teletrabalho tem de picar o ponto?

Sim. O Artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a registar o início, o fim e as pausas de todos os trabalhadores, incluindo quem trabalha em casa e quem é isento de horário. A forma mais simples é a picagem pelo telemóvel ou pelo computador, que fica registada como remota.

Posso obrigar o colaborador a ter a câmara ligada em teletrabalho?

Não de forma permanente. O Art. 169.º-A, n.º 5, do Código do Trabalho proíbe impor a ligação permanente por imagem ou som durante a jornada. A lei determina ainda que o controlo à distância respeite a privacidade e proíbe o uso de meios de vigilância à distância para controlar o desempenho. Para saber quando a pessoa trabalhou, uma picagem de entrada e saída é suficiente e respeita a lei.

Posso impedir que um colaborador pique de casa?

Pode. Se a pessoa não tem acordo de teletrabalho, ou se aquele dia é presencial, pode limitar a picagem pela app ao local do escritório, com morada e raio. A picagem fora desse local deixa de ser aceite e a pessoa terá de picar no escritório.

A geolocalização na app é legal?

A geolocalização usada apenas para validar o local da picagem, no momento em que o colaborador pica, é uma forma proporcional de cumprir o registo de horas. Informe os colaboradores por escrito sobre a finalidade e sobre quem tem acesso, e evite usá-la para seguir a pessoa durante o dia.

Tenho de pagar despesas a quem está em teletrabalho?

O Artigo 168.º do Código do Trabalho obriga o empregador a compensar as despesas adicionais do trabalhador com o teletrabalho, como energia e internet. Para calcular bem esse valor, precisa de saber quantos dias cada pessoa trabalhou em casa, e é aqui que a identificação da picagem remota ajuda.

Como sei quantos dias de teletrabalho fez cada colaborador?

Com picagens identificadas como presenciais ou remotas, o número de dias de cada tipo sai diretamente do registo de horas. Sem isso, depende de mensagens ou de declarações, o que gera discussões e erros no cálculo de despesas e do subsídio de refeição.

Fontes: Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009), Artigos 20.º, 166.º, 168.º, 169.º-A, 170.º, 199.º-A e 202.º, na redação da Lei n.º 83/2021. Atualizado a 10 de novembro de 2026. Artigo informativo, não substitui aconselhamento jurídico.