O meu funcionário mente na folha de horas: o que devo fazer?

Viu o Nuno entrar às 9h20. Viu-o voltar do almoço às 14h15. No fim da semana, a folha de horas diz 9h00 e 14h00, todos os dias, com uma caligrafia impecável. Não é a primeira vez, e o gestor fica naquela posição desconfortável: sabe o que viu, mas a folha diz outra coisa, e acusar alguém de mentir sem prova é a forma mais rápida de estragar o ambiente da equipa.

Em resumo: escrever horas falsas na folha de horas viola o dever de assiduidade e pontualidade (Art. 128.º do Código do Trabalho) e pode justificar um procedimento disciplinar. Para agir, precisa de prova objetiva. A solução definitiva é deixar de depender de registos escritos pelo próprio colaborador: com picagem no momento, a hora é a do sistema e não a que alguém escreve no fim do dia.

Porque é que isto acontece?

A folha de papel e o Excel têm um defeito de origem: é o próprio colaborador que escreve a hora, muitas vezes depois do facto. Sem carimbo de hora, sem prova e sem rasto, é fácil “arredondar”. Os motivos que mais ouvimos dos gestores:

atrasos pequenos e repetidos que a pessoa não quer ver descontados;
regressos tardios do almoço, que somam mais do que parece;
a sensação de que “toda a gente faz”;
o colaborador sabe que o gestor não tem como provar.

Muitos clientes desabafam connosco que são bons colaboradores, mas que exploram o sistema onde podem. Não precisa de ver isto como uma traição. É um sinal de que o método de registo deixa espaço a abusos.

O que diz a lei?

Há várias regras do Código do Trabalho que se aplicam:

O registo é responsabilidade do empregador. A empresa tem de manter o registo da hora de início e fim do trabalho e das interrupções de cada colaborador (Art. 202.º). Se o registo está errado, quem responde perante a ACT é a empresa.
O trabalhador tem o dever de assiduidade e pontualidade (Art. 128.º, n.º 1, alínea b).
Atrasos injustificados têm efeitos. Com um atraso injustificado superior a 60 minutos no início do dia, o empregador pode recusar a prestação de trabalho durante todo o período normal de trabalho; com um atraso superior a 30 minutos, pode recusá-la durante essa parte do período (Art. 256.º, n.º 4).
Sanções disciplinares. A lei prevê, por ordem de gravidade, repreensão, repreensão registada, sanção pecuniária, perda de dias de férias, suspensão com perda de retribuição e antiguidade e, em casos graves, despedimento (Art. 328.º).
Prazos. O procedimento disciplinar tem de começar nos 60 dias seguintes a ter conhecimento da infração, e a infração prescreve num ano (Art. 329.º).
Justa causa. Entre os comportamentos que podem constituir justa causa estão as falsas declarações relativas à justificação de faltas (Art. 351.º). Falsificar a folha de horas de forma reiterada é uma questão séria, mas a decisão sobre a gravidade cabe a um advogado e depende do caso.

O que deve fazer, passo a passo?

Reúna factos. Anote datas e horas em que viu a pessoa chegar, e se possível confirme com outros elementos objetivos: câmara de entrada (se existir e estiver legalizada), registos do sistema informático, testemunhas. A sua memória sozinha não chega.
Converse em privado. Mostre os factos sem dramatizar: “Nos últimos dez dias, a folha diz 9h00, mas eu vi-te chegar depois das 9h15 em seis deles. O que se passa?”
Ouça a explicação. Pode haver um problema de transporte, de saúde ou familiar que se resolve com um ajuste de horário.
Deixe a regra clara por escrito. As horas têm de ser registadas tal como aconteceram. Atrasos são comunicados e, se justificados, tratados como tal.
Mude o método de registo. Se a folha permite mentir, passe para picagem no momento.
Se voltar a acontecer, fale com o seu advogado antes de aplicar qualquer sanção ou desconto. Veja também quando pode descontar atrasos no salário.

Que erros deve evitar?

Acusar sem prova. Uma acusação de mentira sem factos destrói a confiança e não se sustenta num procedimento disciplinar.
Corrigir a folha às escondidas. Alterar registos sem o conhecimento do colaborador e sem histórico cria um problema para a empresa.
Fechar os olhos a uns e não a outros. A regra tem de valer para todos.
Deixar passar o prazo. Se quer agir disciplinarmente, tem 60 dias a partir de quando teve conhecimento.
Manter o mesmo método. Enquanto o colaborador escrever as próprias horas, o problema volta.

Um exemplo com números

Um colaborador chega, em média, 12 minutos atrasado de manhã e volta 10 minutos depois do almoço. São 22 minutos por dia. Em 21 dias úteis, dá mais de 7 horas e meia por mês, quase um dia inteiro de trabalho pago e não prestado. Numa equipa de 10 pessoas, se três fizerem o mesmo, são mais de 22 horas por mês. E tudo isto fica invisível numa folha preenchida “a tempo”.

Como a Picco resolve este problema?

A Picco foi desenhada para que a hora registada seja a hora real:

Registo no momento. No terminal, no kiosk ou na app, a hora da picagem é a do sistema. Ninguém escreve horas à mão.
Alerta de atrasos. O gestor recebe alerta em tempo real quando alguém chega atrasado à entrada ou ao regresso da pausa, e não apenas no fim do mês.
Tolerância e penalização. Em Definições › Regras, crie uma regra de penalização com a tolerância (por exemplo 5 minutos) e a penalização a aplicar. O regresso da pausa é avaliado em separado e soma-se ao atraso da manhã.
Sem edição pelo colaborador. Na app, o colaborador vê as suas horas e pode sugerir uma correção, mas só o gestor a aprova, e fica o histórico.
Registos guardados cinco anos. Se precisar de provar um padrão de atrasos, os dados estão lá.
Picagem difícil de contornar. Com o terminal Picco FP, de reconhecimento facial, também deixa de ser possível um colega picar por outro.

Quer acabar com as folhas “certinhas”? Peça a experimentação gratuita de 30 dias. E se o problema principal é a pontualidade, leia o nosso artigo sobre o funcionário que chega atrasado todos os dias.

Perguntas frequentes

Mentir na folha de horas é motivo de despedimento?

Pode ser, dependendo da gravidade, da repetição e do prejuízo para a empresa. Viola o dever de assiduidade e pontualidade (Art. 128.º do Código do Trabalho) e pode levar a sanções disciplinares, desde a repreensão até ao despedimento com justa causa. Qualquer sanção exige procedimento disciplinar com direito de defesa. Consulte um advogado.

Como posso provar que o funcionário mentiu na folha de horas?

Com elementos objetivos: registos de picagem no momento, sistemas informáticos que mostram a hora de início de sessão, testemunhas ou outros registos legais. A palavra do gestor contra a do colaborador raramente basta. Um sistema de picagem com hora do sistema resolve o problema da prova daí para a frente.

Posso descontar no salário os atrasos que o colaborador escondeu?

O tempo não trabalhado não tem de ser pago, e os atrasos injustificados têm os efeitos previstos no Art. 256.º do Código do Trabalho. Mas o desconto tem de ter base em registos fiáveis e respeitar a lei e o contrato coletivo. Fale com o seu contabilista antes de descontar.

Quanto tempo tenho para abrir um processo disciplinar?

O procedimento disciplinar tem de começar nos 60 dias seguintes a o empregador, ou o superior hierárquico com competência disciplinar, ter conhecimento da infração. A infração prescreve um ano depois de ter sido cometida (Art. 329.º do Código do Trabalho).

A folha de horas em papel é legal?

A lei não obriga a um formato digital: exige que o registo tenha a hora de início, de fim e os intervalos, esteja acessível para consulta imediata e seja guardado cinco anos (Art. 202.º). O problema do papel é ser fácil de preencher depois do facto, perder-se e não deixar rasto de alterações.

O colaborador pode corrigir as suas próprias horas na Picco?

Não diretamente. Na app, pode sugerir uma correção, por exemplo se se esqueceu de picar. O gestor aprova ou rejeita na plataforma, e a alteração fica registada no histórico.

Fontes: Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009), Artigos 128.º, 202.º, 256.º, 328.º, 329.º e 351.º; Autoridade para as Condições do Trabalho (act.gov.pt). Atualizado a 10 de novembro de 2026. Artigo informativo, não substitui aconselhamento jurídico.