O meu funcionário fica na empresa depois da hora sem trabalhar: o que devo fazer?

São 18h00, o turno acabou, mas o Rui continua sentado no refeitório com o telemóvel na mão. O autocarro só passa às 18h45, por isso ele só pica a saída quando sai pela porta. No fim do mês, a folha mostra quase 15 horas a mais. Ele esteve mesmo a trabalhar? Provavelmente não. Mas o registo diz que esteve na empresa, e agora é o gestor que tem de decidir o que fazer com essas horas.

Em resumo: uma pessoa que fica nas instalações depois do horário não está, por isso, a fazer trabalho suplementar. Pela lei, só tem de pagar as horas extra que a empresa pediu de forma prévia e expressa, ou que foram feitas sem que fosse previsível a sua oposição. A melhor proteção é ter uma regra escrita de aprovação prévia e um sistema que só converte tempo a mais em horas extra depois de o gestor o aprovar.

Porque é que isto acontece tanto?

Ouvimos esta história de lavandarias, fábricas e armazéns quase todas as semanas. As causas costumam ser estas:

Transportes: o autocarro ou a boleia não coincide com o fim do turno, e a pessoa prefere esperar dentro da empresa.
Hábito de “picar à porta”: a saída fica registada quando a pessoa sai do edifício, e não quando para de trabalhar.
Saber que o sistema paga: alguns colaboradores, mesmo sendo bons profissionais, percebem que tempo registado se converte em horas extra e aproveitam.
Falta de regra clara: se ninguém disse que as horas extra precisam de autorização, o colaborador assume que contam.

A maioria das situações não é má-fé. Mas basta uma pessoa a acumular horas desta forma para os colegas começarem a perguntar porque é que eles saem a horas e ganham menos.

O que diz a lei sobre horas extra não pedidas?

O trabalho suplementar é o que é prestado fora do horário de trabalho (Artigo 226.º do Código do Trabalho). Mas estar dentro da empresa não é o mesmo que trabalhar. Três pontos ajudam a perceber a sua posição:

Só é exigível o pagamento do trabalho suplementar que foi prévia e expressamente determinado pela empresa, ou que foi feito de modo a não ser previsível a oposição do empregador (Art. 268.º, n.º 4). Ou seja: se a empresa sabe que a pessoa fica a trabalhar todos os dias e nunca diz nada, pode ter de pagar. Se a empresa deixou claro que as horas extra precisam de autorização, a situação muda.
O trabalho suplementar tem limites: em regra, 2 horas por dia normal de trabalho e, por ano, 175 horas em micro e pequenas empresas e 150 horas em médias e grandes (Art. 228.º).
Tem de ser registado à parte: o Código do Trabalho exige um registo próprio do trabalho suplementar (Art. 231.º), além do registo de tempos de trabalho do Art. 202.º.

Leia também o nosso guia completo sobre horas extra em Portugal.

O que deve fazer, passo a passo?

Olhe para os dados antes de falar. Veja em que dias a saída foi depois do horário e quanto tempo a mais. Um padrão de “sempre 40 minutos depois” é diferente de dias pontuais com trabalho real.
Escreva a regra. Por exemplo: “Só conta como trabalho suplementar o tempo pedido ou autorizado pelo responsável antes de ser feito.” Comunique-a a toda a equipa e peça que assinem a informação.
Converse em privado, sem acusar. “Vi que tens saído às 18h40. Há trabalho que não estás a conseguir acabar?” Muitas vezes a resposta é o autocarro.
Ofereça uma solução concreta. Pode ajustar o horário da pessoa para coincidir com o transporte, se a operação o permitir, ou combinar que pica a saída quando termina de trabalhar e espera fora do posto.
Diga claramente que o tempo de espera não conta. Se o colaborador continuar na empresa depois de picar a saída, não há registo de trabalho.
Seja consistente. A regra vale para todos, incluindo os colaboradores de maior confiança.

Que erros deve evitar?

Apagar as horas do registo sem deixar rasto. Se corrigir, faça-o com uma correção aprovada e histórico. Registos alterados sem explicação são um problema numa inspeção (veja o que diz a lei sobre alterar registos).
Ignorar durante meses e depois recusar pagar tudo. Se tolerou sem dizer nada, a pessoa pode argumentar que a empresa sabia e não se opôs.
Tratar casos iguais de forma diferente. Se um colega fica a trabalhar a sério e outro fica à espera do autocarro, a diferença tem de estar na autorização, e não na simpatia.
Proibir a pessoa de esperar dentro do edifício sem pensar nas condições (chuva, frio, segurança). O objetivo é separar espera de trabalho.

Um exemplo com números

Uma lavandaria industrial com 25 colaboradores tem 4 pessoas que saem, em média, 35 minutos depois do fim do turno, 20 dias por mês. São cerca de 47 horas por mês registadas a mais. Se todas fossem tratadas como trabalho suplementar, com os acréscimos legais, o custo mensal subia de forma significativa, e as 4 pessoas aproximavam-se do limite anual de 175 horas em poucos meses.

Com uma regra de aprovação prévia, o gestor revê esses 35 minutos diários e aprova apenas os dias em que houve trabalho pedido. O resto fica registado como presença na empresa, sem contar como horas extra.

Como a Picco resolve este problema?

Esta é uma das dores que mais ouvimos dos nossos clientes, e foi por isso que a Picco trata as horas extra assim:

Aprovação antes de contar. Em Definições › Regras › Horas Extra, pode desligar a aprovação automática. Cada dia com tempo a mais aparece em Operações, com o Trabalhado, o Previsto e as Horas extra, e o gestor escolhe Aprovar ou Rejeitar. Enquanto não aprova, o tempo não se converte em horas extra.
Contabilizar a partir de um mínimo. Com a opção “Contabilizar a partir”, define que, por exemplo, menos de 30 minutos a mais não contam.
Limite máximo. Pode definir a hora a partir da qual o tempo já não conta, mesmo que a pessoa pique mais tarde.
Banco de horas ou pagamento. As horas aprovadas vão para o banco de horas ou para pagamento, conforme a regra da empresa.
Alertas. Recebe notificação de horas extra, por isso não descobre o problema só no fim do mês.

Assim, a conversa com o colaborador passa a ser sobre factos, e quem trabalha mesmo a mais vê as suas horas reconhecidas.

Quer testar estas regras com a sua equipa? Peça a experimentação gratuita de 30 dias. Se ainda está a escolher como os colaboradores vão picar, veja qual o melhor método para a sua equipa.

Perguntas frequentes

Tenho de pagar horas extra a um funcionário que fica na empresa sem trabalhar?

Não necessariamente. O Código do Trabalho só torna exigível o pagamento do trabalho suplementar que foi prévia e expressamente determinado pela empresa, ou realizado de forma a não ser previsível a oposição do empregador. Estar nas instalações não é o mesmo que trabalhar. Por isso convém ter uma regra escrita de autorização prévia e comunicá-la à equipa.

Se eu nunca disse nada, o colaborador pode exigir essas horas?

Pode tentar. Se a empresa sabia que a pessoa ficava a trabalhar depois da hora e nunca se opôs, há risco de essas horas serem consideradas trabalho suplementar. A partir do momento em que comunica a regra de aprovação prévia por escrito, a posição da empresa fica muito mais clara.

Posso obrigar o colaborador a picar a saída quando termina de trabalhar?

Pode definir no regulamento interno que a saída é registada quando o trabalho termina e que o tempo de espera não conta. O registo tem de refletir a hora real de início e de fim do trabalho (Art. 202.º). Comunique a regra a todos e aplique-a da mesma forma.

Quantas horas extra pode um colaborador fazer por ano?

Em regra, até 175 horas por ano em micro e pequenas empresas e até 150 horas em médias e grandes empresas, com um máximo de 2 horas por dia normal de trabalho (Art. 228.º do Código do Trabalho). A regulamentação coletiva aplicável pode prever outros limites.

Posso apagar do registo o tempo em que a pessoa esteve só à espera?

Não apague. Corrija com uma alteração aprovada, que deixe histórico de quem mudou e porquê. Registos alterados sem rasto podem ser vistos como manipulação numa inspeção da ACT. Na Picco, o tempo a mais simplesmente não é aprovado como hora extra, e o registo original fica intacto.

Como sei se a pessoa estava mesmo a trabalhar?

Fale com o responsável direto e com o colaborador, e veja se havia tarefas pedidas. A aprovação prévia resolve a dúvida à partida: se ninguém pediu nem autorizou, o tempo não conta como trabalho suplementar.

Fontes: Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009), Artigos 202.º, 226.º, 228.º e 231.º; Autoridade para as Condições do Trabalho (act.gov.pt). Atualizado a 10 de novembro de 2026. Artigo informativo, não substitui aconselhamento jurídico.