Do cartão ao contabilista: exportar dados de ponto para o salário
Como integrar o sistema de ponto eletrónico com a contabilidade e processamento salarial. Formatos de exportação. O que o TOC precisa.
O registo de ponto recolhe os dados. O processamento salarial usa esses dados para calcular o que pagar. Entre os dois há normalmente um passo manual, e é aqui que os erros acontecem. Este artigo mostra como tornar esse fluxo mais simples mais rápido e menos propenso a erros.
O que o TOC precisa (por funcionário)
- Total de horas normais trabalhadas no mês
- Horas extra por tipo: dia normal (1.ª hora e seguintes) descanso semanal feriado. Para perceber os cálculos veja como calcular horas extra em Portugal.
- Dias de falta discriminados: injustificada justificada sem vencimento baixa licença
- Dias de baixa médica: para coordenar com a Segurança Social
- Dias de feriado: para confirmar pagamentos corretos
Formatos de exportação
Excel/CSV: o mais universal. Pergunte ao TOC qual estrutura prefere antes de configurar.
PDF: para consulta humana não para importação automática em software de salários.
Integração direta: alguns sistemas integram com PHC Primavera ou Sage: os dados fluem automaticamente.
Boas práticas para um fluxo sem atrito
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Definir os códigos de ausência antes de começar. Configure: falta injustificada baixa licença parental formação. Sem códigos corretos os dados chegam ao TOC sem detalhe útil.
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Fechar o mês no dia 1 do mês seguinte. Confirme que os registos estão completos. Corrija eventuais esquecimentos. Só então exporte.
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Conversar com o TOC sobre o formato preferido. Uma conversa inicial evita muitas chamadas posteriores.
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Guardar cópia dos relatórios mensais. Por obrigação legal os registos têm de ser conservados 5 anos.
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Reconciliar com os recibos de vencimento no próprio mês. Se houver discrepâncias resolva imediatamente, não deixe acumular.
O que a Picco exporta
Relatórios mensais em Excel com: entradas e saídas diárias total de horas trabalhadas horas extra por tipo ausências codificadas e saldo de horas face ao horário contratado. Pensado para envio direto ao TOC sem reprocessamento.
Para empresas com turnos rotativos vale a pena ler como gerir turnos e exportar os dados corretamente.