Coimas da ACT pelo registo de horas: inspeções, denúncias e tribunal
O que acontece se a ACT inspecionar a empresa ou alguém fizer uma denúncia: que registos de horas pode exigir, tabela de coimas e porque os registos contam em tribunal.
Ninguém gosta de pensar na ACT. A maioria dos gestores com quem falamos tem uma boa equipa, paga a horas e não espera problemas. Mas os registos de horas acabam por ser pedidos mais cedo ou mais tarde, e quase nunca no momento que escolheria. Pode ser uma inspeção de rotina, a denúncia de um ex-colaborador descontente, uma ação em tribunal por horas extra ou simplesmente as contas finais de um contrato que termina.
Em resumo: a empresa tem de ter o registo de entradas, saídas e pausas de todos os colaboradores pronto para consulta imediata e guardado durante cinco anos (Art. 202.º do Código do Trabalho). Não o ter é contraordenação grave. Para uma empresa com menos de 500.000 € de volume de negócios, a coima por negligência vai de 612 € a 1.224 €, e sobe com a dimensão da empresa e quando há dolo.
O que obriga a lei no registo de horas?
O Artigo 202.º do Código do Trabalho define cinco regras:
- Quem: o empregador mantém o registo de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário.
- Onde: em local acessível e de forma que permita a consulta imediata.
- O quê: hora de início e de fim do trabalho e as interrupções ou intervalos, de forma a saber as horas trabalhadas por dia e por semana.
- Trabalho fora da empresa: o trabalhador visa o registo quando regressa, ou envia-o assinado, e a empresa tem de o ter em 15 dias.
- Quanto tempo: os registos guardam-se durante cinco anos.
A violação destas regras é contraordenação grave. Além disso, o trabalho suplementar tem um registo próprio (Art. 231.º), com as horas de início e fim de cada período de horas extra. Para um resumo mais completo, veja o que a lei exige no registo de ponto.
Em que situações lhe podem pedir os registos de horas?
Numa inspeção da ACT
A Autoridade para as Condições do Trabalho pode visitar a empresa sem aviso prévio. “Consulta imediata” quer dizer que os registos têm de estar disponíveis naquele momento. Dizer que estão com o contabilista, ou que é preciso ir buscá-los a casa, não serve. Se receber uma notificação, veja o que fazer quando recebe uma carta da ACT.
Depois de uma denúncia
Um colaborador, um ex-colaborador ou um sindicato pode apresentar queixa à ACT, por exemplo por horas extra não pagas ou por falta de registos. A ACT analisa e pode pedir à empresa os registos do período em causa. Com um sistema digital, exportar esses meses demora minutos.
Num processo em tribunal
Nas ações por horas extra, despedimento ou outros créditos laborais, os registos de horas são uma das primeiras provas que se pedem. Uma empresa que não os tem fica numa posição frágil para contestar o número de horas que o trabalhador diz ter feito.
No fim de um contrato
As contas finais (férias não gozadas, proporcionais, horas extra, banco de horas) apoiam-se nos registos. E os créditos laborais podem ser reclamados até um ano depois do dia seguinte ao fim do contrato (Art. 337.º). Um registo claro evita a maior parte destas discussões.
Que documentos pode a ACT pedir sobre o tempo de trabalho?
| Documento | O que mostra | Base legal |
|---|---|---|
| Registo dos tempos de trabalho | Entradas, saídas e pausas de cada pessoa | Art. 202.º |
| Registo de trabalho suplementar | Horas extra feitas e quando | Art. 231.º |
| Mapa de horário de trabalho | Horários em vigor | Art. 215.º |
| Mapa de férias | Férias marcadas | Código do Trabalho |
| Justificações de faltas | Ausências e respetivos documentos | Código do Trabalho |
| Registos visados do trabalho fora da empresa | Horas em obras, deslocações | Art. 202.º, n.º 3 |
Ter estes documentos organizados e exportáveis é o que mais pesa numa inspeção. Veja também como preparar a empresa para uma visita da ACT.
Quanto custam as coimas da ACT?
As coimas calculam-se em Unidades de Conta (UC), que em 2026 valem 102 €, e dependem do volume de negócios da empresa e de ter havido negligência ou dolo. Para contraordenações graves, como a falta de registo de horas:
| Volume de negócios | Negligência | Dolo |
|---|---|---|
| Menos de 500.000 € | 612 € a 1.224 € | 1.326 € a 2.652 € |
| 500.000 € a 2,5 milhões | 714 € a 1.428 € | 1.530 € a 4.080 € |
| 2,5 a 5 milhões | 1.020 € a 2.040 € | 2.142 € a 4.590 € |
| 5 a 10 milhões | 1.224 € a 2.550 € | 2.652 € a 5.100 € |
| Mais de 10 milhões | 1.530 € a 4.080 € | 5.610 € a 9.690 € |
Há três detalhes que costumam surpreender:
- Alterar registos depois da visita pode agravar o enquadramento e transformar negligência em dolo.
- A reincidência numa contraordenação grave com dolo ou muito grave faz subir em um terço os limites mínimo e máximo da coima (Art. 561.º).
- Se não indicar o volume de negócios quando a ACT o pede, pode ser aplicado o escalão mais alto.
A tabela completa, com as contraordenações muito graves, está no artigo multas da ACT por não registar horas.
Um exemplo prático
Uma lavandaria com 25 colaboradores e 900.000 € de volume de negócios tem os registos num Excel partilhado, onde várias pessoas mexem. Um ex-colaborador apresenta queixa por horas extra não pagas. A ACT pede os registos dos últimos seis meses.
- Sem registo fiável: a empresa não consegue mostrar quem alterou o quê. A coima por negligência fica entre 714 € e 1.428 €, e, se a ACT entender que houve alteração intencional, o enquadramento piora. Em tribunal, a empresa tem dificuldade em contestar as horas reclamadas.
- Com registo digital: a empresa exporta os seis meses, com cada correção identificada e aprovada, e as horas extra aprovadas em Operações. A discussão passa a ser sobre factos.
O que deve fazer para estar preparado?
- Registe entradas, saídas e pausas de todos, incluindo isentos de horário e quem trabalha fora.
- Use um registo que não se possa alterar sem deixar rasto.
- Aprove as horas extra antes de contarem e mantenha o registo próprio.
- Guarde os registos cinco anos, também de quem já saiu.
- Tenha alguém na empresa que saiba exportar os registos no próprio dia de uma visita.
Como a Picco ajuda
- Registos guardados durante cinco anos e disponíveis a qualquer momento.
- Exportação para a ACT e para o contabilista em poucos cliques.
- Correções sempre com histórico: quem pediu, quem aprovou e quando.
- Horas extra com aprovação em Operações, antes de contarem.
- Folha de horas assinada pelo colaborador na app.
- As alterações às regras aplicam-se ao mês atual e aos seguintes: os meses passados não mudam.
Um sistema de picagem não substitui o cumprimento das regras de trabalho, mas torna muito mais fácil prová-lo. Se ainda usa papel ou Excel, peça a experimentação gratuita de 30 dias.
Perguntas frequentes
A ACT pode aparecer sem avisar?
Pode. A ACT faz visitas de inspeção sem aviso prévio e pode pedir os registos de tempos de trabalho no momento. Por isso o Artigo 202.º exige que estejam em local acessível e permitam a consulta imediata.
Quanto tempo tenho de guardar os registos de horas?
Cinco anos, segundo o Artigo 202.º, n.º 4, do Código do Trabalho. Isto inclui os registos de colaboradores que já saíram da empresa.
Qual é a coima por não ter registo de horas?
É contraordenação grave. Para empresas com menos de 500.000 € de volume de negócios, a coima vai de 612 € a 1.224 € por negligência e de 1.326 € a 2.652 € por dolo. Os valores sobem com o volume de negócios e com a reincidência.
Um colaborador pode denunciar a empresa à ACT?
Sim. Qualquer trabalhador, ex-trabalhador ou sindicato pode apresentar queixa à ACT. A ACT pode então pedir os registos do período em causa e, se encontrar infrações, abrir um processo de contraordenação.
Os registos de horas servem como prova em tribunal?
Servem, e são das primeiras provas pedidas em ações por horas extra ou despedimento. Um registo digital com histórico de correções é mais difícil de contestar do que uma folha preenchida à mão.
Até quando pode um ex-colaborador reclamar horas extra?
Os créditos laborais prescrevem um ano depois do dia seguinte ao fim do contrato (Art. 337.º do Código do Trabalho). Durante esse período, a empresa deve ter os registos disponíveis para responder.
Fontes: Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009), Artigos 202.º, 215.º, 231.º, 337.º e 554.º; Lei do Orçamento do Estado para 2026 (valor da UC); Autoridade para as Condições do Trabalho (act.gov.pt). Atualizado a 10 de novembro de 2026. Artigo informativo, não substitui aconselhamento jurídico. Confirme os valores das coimas com o seu advogado ou contabilista.