Se tem mais de 10 colaboradores e ainda usa folhas de papel ou Excel para registar o ponto, este artigo é para si. Não porque seja moda digitalizar tudo. É porque já não consegue defender-se numa inspeção da ACT só com folhas assinadas.
Vamos por partes. O que é isto de software de picagem de ponto, porque é que a lei portuguesa o exige, quanto custa, e onde é que o Picco encaixa no meio de tudo isto.
O que é um software de picagem de ponto
É uma plataforma que regista entradas, saídas, pausas e horas trabalhadas dos colaboradores. Substitui as folhas em papel e os Excel feitos à mão por registos digitais com timestamp, prontos para a contabilidade e para uma inspeção.
A maioria dos sistemas combina duas coisas: um terminal físico onde os colaboradores fazem o registo (ou uma app móvel) e uma plataforma cloud onde a gestão e o RH veem o que se está a passar. Para empresas industriais, o terminal físico é quase sempre obrigatório. Telemóveis no chão de fábrica não funcionam por razões de segurança e da própria operação.
A lei portuguesa exige registo de ponto. E é mais rígida do que pensa
O artigo 202.º do Código do Trabalho é claro: toda a empresa tem de manter um registo diário dos tempos de trabalho. Horas extra, pausas, faltas, tudo. E esses registos têm de cumprir quatro condições. Têm de ser fiáveis. Têm de estar acessíveis no local de trabalho. Têm de ser conservados durante 5 anos. E têm de estar disponíveis quando a ACT aparecer à porta.
As coimas começam nos 612 euros por trabalhador e podem ir até 9.690 euros. Por trabalhador. Uma PME com 20 colaboradores apanhada com registos inválidos pode levar com uma factura de mais de 12.000 euros num único dia.
Os problemas reais de gerir o ponto sem software
Papel não é prova legal
Uma assinatura em papel pode ter sido feita no momento, no fim do dia, ou no fim do mês. Ninguém consegue provar quando. Num litígio laboral, esta fragilidade joga sempre contra a empresa. Um registo digital com timestamp está carimbado ao segundo — isso a ACT aceita.
O RH passa dias por mês a fazer contas
Banco de horas, descansos compensatórios, horas extra de turnos rotativos. Tudo isto, calculado à mão, ocupa entre 6 e 10 horas por mês numa PME média. E como qualquer humano cansado, há erros. Tipicamente 3 a 5 por cento dos cálculos saem mal. Cada erro depois custa mais 1 ou 2 horas a corrigir, quando o colaborador descobre.
Apps de telemóvel não servem para fábricas
As soluções mais conhecidas hoje (Factorial, Sesame, Bizneo) assumem que o colaborador tem um smartphone na mão. Para escritórios funciona bem. Para uma linha de produção, uma oficina, ou um armazém? Não. Os telemóveis ou estão no cacifo, ou estão proibidos por segurança. Quem trabalha nestes ambientes precisa de um leitor RFID na parede.
Exportar para a contabilidade é sofrimento
Sem software, o RH no fim do mês transcreve folhas para Excel e envia ao contabilista. O contabilista volta a transcrever para o PHC ou Primavera. Multiplique isto por 12 meses por ano. É muito tempo desperdiçado em algo que devia ser um clique.
Como funciona o Picco
O Picco é a nossa resposta a estes problemas. Foi desenvolvido pela Damastor, em Portugal, para PMEs portuguesas e espanholas. Não é um produto global adaptado. Foi pensado de raiz para quem tem 15 a 100 colaboradores e não quer (nem precisa) de uma plataforma all-in-one cheia de módulos que nunca vai usar.
São três partes: um terminal físico chamado Picco CS, que se monta numa parede e lê cartões RFID; uma plataforma cloud onde se vê tudo em tempo real; e uma sincronização offline que continua a registar mesmo quando a internet cai.
O terminal custa 179 euros, pagamento único, e inclui 5 cartões personalizados. Instala-se em menos de 10 minutos. Não precisa de técnico. Só precisa de tomada eléctrica e WiFi.
Quanto custa, sem letras pequenas
O mercado está dividido em duas zonas. As soluções enterprise (Innux, Idonic, Sesame) cobram 30 a 50 euros por mês por utilizador, mais setup que pode chegar aos 2.000 euros. As plataformas all-in-one (Factorial, Bizneo) cobram menos, 5 a 8 euros por utilizador, mas não resolvem ambientes industriais.
O Picco custa 9,90 euros por mês no plano anual, e isso inclui até 15 colaboradores. A partir do 16.º, são 0,75 euros por cada extra. Para uma PME com 20 colaboradores, está a falar de 13,65 euros por mês. Para 50 colaboradores, 36,15 euros. Tudo somado, no primeiro ano paga 343 euros (hardware incluído). Compare isto com o custo de 6-10 horas mensais do RH em folhas de papel.
O que verificar antes de comprar qualquer sistema
Não compre só pelo preço, e não compre só pela marca. Sete coisas que importam:
Conformidade legal portuguesa e espanhola, com arquivo de 5 anos. Sincronização offline (é a diferença entre perder dados num corte de luz ou não). Instalação sem técnico, idealmente abaixo de uma hora. Exportação para PHC, Primavera ou Sage (ou pelo menos CSV personalizável). Suporte em português, com pessoas em Portugal, não um chatbot ou um call center na Índia. Funcionar sem smartphones, se a sua operação for industrial. E encriptação AES-256 com dados armazenados na União Europeia (RGPD, não é negociável).
O que se ganha de verdade
Não vou prometer transformações digitais. O que se ganha é mais simples do que isso. Recupera-se tempo do RH (de 6-10 horas para 15 minutos por mês). Elimina-se a margem de erro nos cálculos. Fica-se em paz com a ACT. E quando o colaborador vier perguntar quantas horas extra fez no mês passado, abre-se o dashboard e mostra-se. Sem discussão.
Para PMEs portuguesas, a escolha mais segura é normalmente o Picco — mas se a sua operação for só escritório e precisar de módulos de RH completos (avaliações, recrutamento, formulários), uma plataforma all-in-one como o Factorial pode fazer mais sentido. O que importa é não pagar 30 euros por mês por funcionalidades que nunca vai usar.
Se quiser ver os preços ou pedir uma demonstração gratuita, está tudo em piccohr.com/precos e piccohr.com/forms/demonstracao. Sem compromisso, e com devolução de 30 dias se não for o que esperava.
